Аудит зрелости проектного управления

5 уровней зрелости управления проектами

Уровень 1 - "Иллюзия управления - Хаос"

• Руководители проектов слабо представляют что такое управление проектом (как правило функциональные руководители или директивно назначенные профильные специалисты)
• Руководство Компании до конца не понимает зачем бизнесу проектное управления (как правило слышали о проектном управлении как о новом прогрессивном веяние)
• Методология (регламенты) отсутствуют, нет единых "правил игры"
• Информационная система управления проектами отсутствует (максимум - особо одаренные Руководители проектов пытаются делать планы-графики в MS Project Prof или Excel)
• Сроки, бюджеты, содержание, ресурсы и качество проектов не прогнозируемы
• Отсутствие системы поддержки принятия решений (Проектный комитет)

Уровень 2 - "Прозрение - Базис"

• Появился Руководитель проектного офиса и Руководители проектов по средствам обучений начинают представлять что такое управление проектом (как правило функциональные руководители или директивно назначенные профильные специалисты остаются в роли Руководителей проектов, но и стали появляться отдельно выделенные, специально обученные и профессиональные Руководители проектов)
• Руководство Компании начинает понимать зачем бизнесу проектное управления (как минимум - прогнозируемость результатов по средствам планирования проектов и постоянного контроля исполнения планов)
• Начинает формироваться методология (регламенты), обсуждаются единые "правила игры"
• Начинают задаваться вопросами - а как же мы без единой информационной системы управления проектами, все проекты начинаю планироваться в MS Project Prof 
• Сроки, бюджеты, содержание, ресурсы и качество проектов условно прогнозируются
• Отсутствие системы поддержки принятия решений (Проектный комитет) 

Уровень 3 - "Зачатки управления - Перелом"

• Руководители проектов по средствам обучений начинают представлять что такое управление проектом (как правило функциональные руководители или директивно назначенные профильные специалисты остаются в роли Руководителей проектов, но и стали появляться отдельно выделенные, специально обученные и профессиональные Руководители проектов)
• Руководство Компании начинает понимать зачем бизнесу проектное управления (как минимум - прогнозируемость результатов по средствам планирования проектов и постоянного контроля исполнения планов)
• Сформирована, согласована и утверждена методология (регламенты), приняты единые "правила игры"
• Планы-графики всех проектов приведены к единым требованиям, информационная система управления проектами находится на активной стадии внедрения
• Сроки, бюджеты, содержание, ресурсы и качество проектов условно прогнозируются
• Отсутствие системы поддержки принятия решений (Проектный комитет) 

Уровень 4 - "Система управления - Стабилизация"

• Проектный офис управляет портфелями и программами проектов
• Руководители проектов специально обученные и профессиональные управленцы, не совмещают роль функциональных лидеров подразделений Компании 
• Руководство Компании видит реальные результаты от внедрения проектного управления
• Все участники проектной деятельности живут по единым "правилам игры", все привыкли и не понимают как могло быть иначе.
• Внедрена информационная система управления проектами в первой базовой версии
• Сроки, бюджеты, содержание, ресурсы и качество проектов реально прогнозируются
• Запущена система принятия решений по средствам централизованного органа управления - Проектный комитет

Уровень 5 - "Развитие - лучшее, враг хорошего"

• Проектный офис по средствам обучений совершенствует знания, умения и навыки Руководителей проектов
• Проектный офис совершенствует систему управления проектами в целом и информационную систему - в частности

Экспресс-аудит управления проектами

Это комплекс мероприятий, который позволяет достаточно быстро оценить состояние проекта и проектного управления в целом, обнаружить многообещающие пути развития, искоренить причины, препятствующие его развитию. Сама процедура аудита подразумевает собой оценку как первичной документации, так и системы в целом. Информация, которую содержит аудит, носит исключительно рекомендательный характер. И дальше заказчик будет действовать на свое усмотрение.

Зачем нужна эта проверка?

Процесс проверки состояния вашего проекта или проектной деятельности в целом позволит выявить и исправить недочеты, ошибки, несоответствия, которые впоследствии могут привести к большим потерям. При небольших тратах заказчик получает со временем колоссальные прибыли. Одинаково актуален экспресс-аудит управления проектами как на начальном этапе планирования, так и при заключении контрактов. Эта проверка поможет вам просчитать все дальнейшие ходы с наибольшей выгодой для вас.

Основные цели экспресс-аудита:

1) помощь в разработке оптимальной схемы финансирования;

2) анализ плана работ, включающего в себя их исполнение, необходимые затраты;

3) осуществление анализа и управления проектными рисками;

4) анализ отклонений фактического хода работ от запланированного и прогноз последствий возникающих отклонений;

5) анализ отчетности проделанной работы.

Процедура аудиторской экспресс-проверки занимает от семи до тридцати дней. В результате проверки аудитор составит заключение о состоянии системы управления проекта, возможных рисках и путях исправления ситуации в лучшую для заказчика сторону.

Оценка зрелости УП

Результаты исследования одного научного центра по изучению бизнеса показали, что качество управления проектами тесно связано с эффективностью всей организации. Повышая уровень квалификации в сфере проектного управления можно заметно улучшить следующее:

- управление бизнесом в целом

- отношение клиентов к качеству предоставляемых услуг

- квалификацию собственных кадров

Кроме того, грамотное управление позволяет оптимально распределить внутренние ресурсы для достижения корпоративных задач.

Тем не менее, перед тем, как приступить к повышению уровня управления проектам важно зафиксировать текущие состояние развития компании в данной сфере. После этого необходимо тщательно разработать шаги, которые приведут к улучшению качества руководящей деятельности.

Услуга по определению уровня управленческой зрелости от компании PM Profit включает в себя следующее:

- всеобъемлющий анализ положения дел организации в сфере проектного управления. В эту работу входит оценка готовности фирмы к будущим трансформациям. Чтобы проделать такой анализ исследуется предыдущий опыт изменений организации.

Уровень зрелости оценивается в два шага. Сначала изучается корпоративная документация, которая определяет порядок ведения проектной деятельности. Затем проводится интервью с основными сотрудниками, которые вовлечены в проектные дела.

- выработка рекомендаций по начальным шагам, которые приведут к улучшению качества проектного управления. Данные рекомендации основываются на стратегических целях компании и на успешном мировом опыте в аналогичных решениях.